A impressão de dados variáveis normalmente é utilizada para correspondência personalizada, como anúncios por mala direta. Ela envolve a combinação de um conjunto de elementos mestre comuns nas cópias de um documento (dados reutilizáveis) com um conjunto de elementos variáveis que são alterados de uma cópia para a outra. Ao utilizar impressão de dados variáveis, você cria comunicações personalizadas com elementos que têm apelo especial para o público-alvo.

Um exemplo de impressão de dados variáveis é uma brochura que dá boas-vindas aos clientes pelo nome e pode incluir outras informações pessoais sobre o cliente obtidas de um banco de dados de marketing. Os elementos mestre são os elementos de fundo, as ilustrações e os blocos de texto que não se alteram nas cópias da brochura. O nome do cliente e outras informações específicas do cliente são elementos variáveis.
Em sua forma mais simples, é possível utilizar a impressão de dados variáveis como uma intercalação básica de correio. No entanto, você também pode utilizar imagens coloridas, tabelas, texto e outros objetos para criar documentos altamente personalizados e atraentes.

A impressão de dados variáveis utiliza tecnologia de impressão digital que personaliza a comunicação conectando bancos de dados que contêm o conteúdo de documentos impressos a um dispositivo de impressão, como a impressora digital. A comunicação personalizada inclui regras que especificam a seleção do conteúdo do banco de dados e seu posicionamento no documento.